Was den Beruf ausmacht
Eventmanager verantworten eine Veranstaltung als Ganzes. Sie übersetzen das Ziel des Auftraggebers in ein Konzept, kalkulieren das Budget, wählen Location und Dienstleister aus und steuern die Umsetzung bis zur Abrechnung. Der Beruf verbindet kaufmännisches Denken mit Organisation und Kundenkommunikation.
Typische Formate sind Firmenveranstaltungen, Kongresse, Messeauftritte, Roadshows, Produktpräsentationen und Festivals. Je nach Arbeitgeber liegt der Schwerpunkt eher auf Konzeption und Beratung oder auf Abwicklung und Controlling. Die technische Umsetzung übernehmen Fachkräfte für Veranstaltungstechnik, die Verantwortung für den laufenden Betrieb trägt vor Ort der Veranstaltungsleiter.
Arbeitsumgebung
Der Alltag teilt sich in Büroarbeit und Einsätze vor Ort. Zwischen den Projekten dominieren Kalkulation, Ausschreibungen, Abstimmungen und Präsentationen. In der Umsetzungsphase arbeiten Eventmanager in der Location, im Kongresszentrum oder auf dem Messe- und Festivalgelände.
Arbeitgeber sind Eventagenturen und Live-Marketing-Dienstleister, Messegesellschaften, Kongresszentren, Verbände sowie Marketing- und Kommunikationsabteilungen von Unternehmen. Ein Teil der Fachkräfte arbeitet freiberuflich und wird projektweise von Agenturen oder Auftraggebern gebucht.
Arbeitszeiten
Außerhalb der Projektspitzen gelten übliche Bürozeiten. Rund um Aufbau, Veranstaltung und Abbau entstehen lange Tage, Abend- und Wochenendarbeit sowie Reisezeiten. Viele Betriebe gleichen die Mehrarbeit über Arbeitszeitkonten aus. Die Saisonspitzen liegen im Frühjahr und im Herbst.
Typische Aufgaben
- Briefings aufnehmen, Veranstaltungsziele klären und Konzepte mit Formatidee, Dramaturgie und Zeitplan entwickeln
- Budgets kalkulieren, Angebote einholen, Gewerke vergeben und Kosten laufend gegen den Plan prüfen
- Locations recherchieren, besichtigen, auf Machbarkeit prüfen und vertraglich sichern
- Dienstleister für Technik, Catering, Ausstattung, Personal und Sicherheit auswählen und koordinieren
- Genehmigungen und Auflagen einholen, GEMA anmelden, Versicherungen und Verträge abwickeln
- Teilnehmermanagement steuern: Einladung, Registrierung, Akkreditierung und Kommunikation vor der Veranstaltung
- Ablauf vor Ort begleiten, Regieplan führen und kurzfristige Änderungen entscheiden
- Nachbereitung übernehmen: Abrechnung, Auswertung der Kennzahlen, Feedback und Dokumentation
Anforderungen & Skills
- Kaufmännische Ausbildung, Aufstiegsfortbildung oder Studium mit Bezug zu Veranstaltungen, Tourismus oder Marketing
- Sicheres Kalkulieren sowie Erfahrung mit Budgets, Angebotsvergleichen und Nachkalkulation
- Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen: Versammlungsstättenverordnung, Arbeitsschutz, Urheberrecht, Vertrags- und Haftungsfragen
- Grundverständnis für Veranstaltungstechnik, um Angebote und Machbarkeit einschätzen zu können
- Sicherer Umgang mit Projekt-, Teilnehmermanagement- und Präsentationssoftware
- Organisationsstärke, Belastbarkeit und ruhiges Auftreten bei kurzfristigen Änderungen
- Verhandlungsgeschick und verbindliche Kommunikation gegenüber Kunden und Dienstleistern
- Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift, bei internationalen Formaten weitere Sprachen
- Reisebereitschaft sowie Bereitschaft zu Abend- und Wochenendeinsätzen
Ausbildung & Einstieg
Ausbildung
Für Eventmanager gibt es keinen geregelten Ausbildungsberuf und keinen geschützten Abschluss. Die Bezeichnung ist eine Jobrolle, keine Prüfungsqualifikation, und sie darf jeder führen. Arbeitgeber entscheiden deshalb über Vorbildung, Referenzen und nachgewiesene Projekte.
Der häufigste geregelte Grundstein ist die dreijährige duale Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann nach dem Berufsbildungsgesetz. Darauf baut in vielen Lebensläufen der Geprüfte Veranstaltungsfachwirt (IHK) auf. Auch Ausbildungen als Kaufmann für Marketingkommunikation, Kaufmann für Tourismus und Freizeit oder aus der Hotellerie führen in den Beruf.
Der zweite Weg ist ein Studium. Eventmanagement und Veranstaltungsmanagement werden als Bachelor (B.A.) und Master (M.A.) angeboten, unter anderem an der IST-Hochschule für Management, der IU Internationalen Hochschule, der Hochschule Macromedia und der Hochschule Fresenius. Daneben qualifizieren BWL, Tourismus-, Kultur- und Medienmanagement sowie das duale Studium Messe-, Kongress- und Eventmanagement an der DHBW.
Quereinstieg
Der Quereinstieg ist in dieser Rolle die Regel und nicht die Ausnahme. Übliche Einstiege sind Praktika, Volontariate und Junior-Positionen in Agenturen, Messegesellschaften oder Kongresszentren. Wer aus Hotellerie, Gastronomie, Marketing, Tourismus oder Veranstaltungstechnik kommt, bringt verwertbare Praxis mit. Entscheidend sind belegbare Projekte, Referenzen und ein belastbares Branchennetzwerk.
Weiterbildung
Fachlich vertiefen lässt sich der Beruf über den Veranstaltungsfachwirt (IHK), den Geprüften Betriebswirt (IHK) oder ein berufsbegleitendes Masterstudium. Für die Verantwortung vor Ort sind Lehrgänge zum Veranstaltungsleiter nach Versammlungsstättenverordnung und zur Fachkraft für Veranstaltungssicherheit gefragt. Hinzu kommen Schulungen zu Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit und hybriden Formaten sowie Projektmanagement-Zertifikate nach IPMA oder PMI.
Häufige Fragen
Ist Eventmanager ein anerkannter Ausbildungsberuf?
Nein. Es gibt keine Ausbildungsordnung und keinen geschützten Abschluss für Eventmanager. Der anerkannte Ausbildungsberuf mit demselben Aufgabenfeld heißt Veranstaltungskaufmann. Die Rolle Eventmanager wird meist nach Ausbildung, Fortbildung oder Studium plus Praxis erreicht.
Braucht man ein Studium, um Eventmanager zu werden?
Nein. Ein Studium in Eventmanagement oder BWL ist ein gängiger, aber kein zwingender Weg. Viele Fachkräfte kommen über die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann und den Veranstaltungsfachwirt. Entscheidend sind belegbare Projekte und Praxiserfahrung.
Was verdient ein Eventmanager?
Realistisch sind rund 36.000 bis 58.000 Euro brutto im Jahr, mit einem Median um 49.000 Euro. Der Einstieg in Agenturen liegt häufig darunter, Positionen mit Budget- und Personalverantwortung darüber. Freiberufliche rechnen über Tagessätze ab.
Worin unterscheidet sich der Eventmanager vom Projektleiter Event?
Der Eventmanager verantwortet ein Veranstaltungsformat inhaltlich und wirtschaftlich, oft über mehrere Projekte und Jahre hinweg, und hält die Kundenbeziehung. Der Projektleiter Event steuert ein einzelnes Projekt operativ mit Termin-, Gewerke- und Budgetplanung. In Agenturen sind beide Bezeichnungen zusätzlich Karrierestufen.
Welche Software sollte man beherrschen?
Erwartet werden sicherer Umgang mit Tabellenkalkulation für Kalkulation und Budgetkontrolle sowie mit Präsentationsprogrammen. Dazu kommen Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools, Teilnehmermanagement- und Registrierungssysteme und je nach Haus CRM- oder Ticketingsysteme.
Wie hoch ist die Reise- und Wochenendbelastung?
Zwischen den Projekten ist der Alltag bürogeprägt. In Aufbau- und Showphasen sind Abend-, Wochenend- und Feiertagsarbeit sowie mehrtägige Auswärtseinsätze üblich. Viele Betriebe gleichen diese Zeiten über Arbeitszeitkonten aus.